Rapports, offres de services et autres documents: quand Word ne suffit plus

Comment égaler la qualité des agences de communications

…et impressionner votre équipe !

Robuste, Word possède de nombreuses fonctionnalités qui permettent de mettre en page des documents tout en rédigeant le contenu. Il est utilisé par la plupart des entreprises et administrations, ce qui signifie qu’une licence est probablement déjà détenue par votre organisation. La majorité de vos collègues, fournisseurs et clients y ont accès (et en ont une connaissance de base).

Avec Microsoft 365, Word permet de collaborer en temps réel : à plusieurs, sur un même document, simultanément. Il dispose de fonctionnalités avancées telles que le publipostage (“mail merge”) permettant de faire des envois de masse par courriel ou courrier postal.

Le principal inconvénient de l’utilisation de Microsoft Word pour concevoir des offres de services, rapports et autres documents est qu’il ne s’agit pas d’un outil de conception. Cela signifie qu’il est plus difficile, voir impossible, de créer certains types de documents qu’il serait aisé de réaliser dans InDesign. L’ajout d’images se fait directement dans le document, ce qui est simple mais rend le fichier volumineux et plus difficile à mettre à jour.

Avantages :

• Le plus répandu, la plupart des gens ont une licence
• Basé sur le texte (la rédaction de contenu y est simple et puissante).
• Découverte et maîtrise dans fonctions de base faciles
• Certaines organisations imposent le format Word (appels d’offres, contrats, etc.).

Inconvénients :

• Logiciel non basé sur la mise en page, moins de contrôle sur l’apparence
• Taille des fichiers plus importante avec beaucoup d’images
• Requiert Adobe Acrobat Pro pour la fusion de plusieurs documents.

Qu’il s’agisse d’une offre de service, d’une brochure, d’un livre ou autre, InDesign offre les outils nécessaires à une mise en page de qualité professionnelle. Les entreprises, ONG, et administrations, choisissent d’utiliser InDesign car il permet d’amener un niveau de design supplémentaire permettant aux documents de se démarquer.

Néanmoins, InDesign présente deux inconvénients : son coût et son apprentissage.

Peu d’entreprises fournissent des licences Adobe à tous leurs employés et la courbe d’apprentissage d’InDesign en autodidacte est abrupte. Les licences peuvent coûter cher, et incluent parfois des logiciels qui ne seront pas utilisés. Un autre inconvénient est qu’InDesign est vraiment peu indiqué pour la rédaction de contenu directement dans le document. Les textes sont généralement rédigés avec d’autres outils, tels que Microsoft Word, puis mis en page dans InDesign.

Avantages :

• Permet la création de documents de « qualité agence »
• Facile à personnaliser, excellent support des modèles de documents
• Export facile en PDF, en qualité impression ou web

Inconvénients :

• Coût des licences
• Courbe d’apprentissage importante si fait en autodidacte
• Difficile de rédiger directement dans le logiciel pendant la conception du document

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